Cara Mengurus Organisasi Usaha untuk  Pendelegasian Tugas yang Efektif

   

         

             Cobalah perhatikan tugas karyawan Anda sehari-hari. Apakah ada yang mengatakan “tugas saya adalah apa saja yang diperintahkan atasan? Jika ada yang seperti ini, mulailah mengevaluasi supaya tanggung jawab mereka jelas.

                Saya mengerti, tidak mudah untuk membagi tugas karyawan yang jumlahnya 2 atau 3 orang. Untuk memudahkan pembagian tugas, biasanya pemilik perusahaan mengatakan si A bertanggung jawab mengelola kegiatan harian, si B sebagai asistennya, dan si C mencatat keuangan.

                Urusan selesai? Jelas tidak. Anda sendiri mungkin main perintah. Ketika lantai kotor, Anda bilang ke si A, “coba lihat lantai kotor begini. Coba segera bersihkan!” Si A bergegas langsung menyapu lantai. Si B tergopoh-gopoh membantunya. Sungguh, pemandangan menggelikan ini sering saya temui. Karyawan using karena disuruh apa saja harus mau, dan si pemilik pusing karena setiap hari harus berurusan dengan persoalan sepele yang ujung-ujungnya dia harus mengontrol hampir seluruh aktivitas harian.

                Anda mengalami persoalan serupa dengan uraian di Atas? Jika ya, salah satu kuncinya adalah menyusun struktur organisasi usaha Anda. Karyawan baru 3 orang? Tenang saja, karyawan 2 atau 3 orsang bisa kita susun dalam organisasi bisnis yang sederhana dan mudah diaplikasikan.

                 Perusahaan besar maupun kecil. Organisasinya dibagi menjadi dua bagian, yakni bagian marketing dan bagian supporting agent ( pendukung emasaran). Bagian marketing bertugas memasarkan produk, sedangkan bagian supporting agent bertugas mendukung kelancaran tugas marketing, misalnya mencatat keuangan, surat menyurat, penyediaan fasilitas kerja dan administrasi.

                Pola kerja marketing dan supporting agent sangat berbeda. Cara kerja marketing adalah seperti atlet lompat tinggi. Mereka bekerja keras atas dasar mengejar target penjualan. Mereka akan berusaha bagaimana caranya supaya melampaui target. Sedangkan bagian supporting agent bekerja seperti orang menyetir mobil melewati portal. Mereka bekerja atas dasar  anggaran yang tersedia dan selalu berusaha agar tidak melampaui anggaran yang disediakan. Kondisi ideal terjadi apabila tenaga marketing dapat melampaui target dan bagian supporting dapat bekerja dengan anggaran yang efisien.

                Karyawan Anda harus dibagi dalam 2 tugas tersebut. Misalnya, karyawan baru 2 orang, Anda bisa membaginya, satu bagian penjualan, satu lagi bagian administrasi dan membantu penjualan untuk pasar tertentu. Selanjutnya, pertajam tugas mereka setia bulan sehingga lama-lama mereka bertanggungjawab terhadap tugas masing-masing. Aturlah rapat bulanan untuk membahas bagaimana caranya supaya enjualan terus meningkat. Dengan penjualan meningkat, supporting agent dapat menyediakan fasilitas yang lebih baik untuk kelancaran dan kenyamanan bekerja.

                Bagi organisasi bisnis skala kecil, satu karyawan bisa memiliki tugas rangkap. Ini tidak masalah, yang penting tugas dan tanggung jawab jelas. Mungkin saja suatu kali terjadi ada satu tugas yang belum jelas siapa yang harus bertanggung jawab. Jika ada masalah demikian, Anda dapat melihat apakah tugas tersebut masuk dalam kategori marketing atau bukan?

                Nah, kelak dengan penjualan terus meningkat, karyawan akan bertambah satu per satu. Anda harus pandai melakukan prioritas. Ada tahap awal, perkuat bagian marketing. Selanjutnya, p isahkan bagian keuangan dan administrasi umum. Berikutnya ada yang khusus menangani promosi. Berikutnya lagi, bagian supporting, ada yang khusus bagian pengiriman, bagian gudang, dan seterusnya.